Strategisch Plan voor je club maken

Strategisch Plan Algemeen

Een strategisch plan is een vertaling van de missie, visie en waarden van een organisatie naar haalbare lange termijn doelstellingen. Daaruit volgt een jaaractieplan met uitvoerbare taken om de huidige uitdagingen aan te pakken en toekomstige kansen te grijpen. Het strategisch plan is meestal op langere termijn (3 tot 5 jaren vooruit kijken), terwijl het jaaractieplan typisch op korte termijn is (1 jaar vooruit).

Er zijn meerdere redenen om een strategisch plan en een actieplan voor jouw club te maken:

Met een strategisch plan worden in de club bakens uitgezet voor een toekomst voorbij het eerstvolgend bestuursjaar. Het biedt de kans om ambities duidelijk te maken, vast te leggen en na te streven.
Met een strategisch plan zijn er over de jaren heen doelstellingen die de opeenvolgende besturen willen bereiken. Het zorgt voor continuïteit van het beleid over meerder jaren (en dus ook continuïteit over meerdere voorzitters heen). Continuïteit betekent niet uniformiteit, maar wel alignering van de plannen van de opeenvolgende voorzitters.
Uit onderzoek van Rotary International blijkt dat in clubs met een strategisch plan een grotere tevredenheid bij de leden vastgesteld wordt dan in clubs zonder plan.

Rotary Visie en Actieplan

Rotary heeft als visie: samen zien we een wereld waarin mensen zich verenigen en actie ondernemen om duurzame verandering te creëren wereldwijd, in onze gemeenschappen en in onszelf.

Om deze visie concreet te kunnen toepassen in de clubs heeft Rotary dit vertaald naar een actieplan met vier prioriteiten:

Aangezien elke Rotary Club de visie en waarden van Rotary International onderschreven heeft, vertrekt een strategisch plan voor een club steeds vanaf de visie en het actieplan van Rotary.
Denk erover na – samen met je voorganger(s) en opvolger(s) en zoveel mogelijk ook samen met de leden van je club – hoe jouw club deze visie en dit actieplan kan ontwikkelen op lange termijn, terwijl jouw (inkomend) voorzitter jaardoelstellingen uittekent voor zijn jaar als voorzitter. Jouw jaardoelstellingen dienen te zijn gealigneerd met het strategisch plan van de club en realiseren er een deeltje van. Wanneer elke voorzitter – samen met de club – een deel van het strategisch plan uitwerkt, zal de club na enkele jaren vooropgestelde doelen bereiken. Tegelijk is het belangrijk dat het strategisch plan zelf elk jaar opnieuw kritisch wordt bekeken en dat de bakens telkens opnieuw worden verzet om als club verder te evolueren. Dat is nodig om in een steeds veranderende maatschappelijke omgeving relevant te blijven en aantrekkelijk voor nieuwe en/of jongere leden.

Wie maakt het strategisch plan?

De clubvoorzitter kan vanzelfsprekend het initiatief nemen om een strategisch plan op te stellen of aan te passen… maar de voorzitter heeft het zo al druk genoeg met het dagelijks bestuur. Beter is dat de inkomend voorzitter het initatief neemt in het voorbereidend jaar. Hij/zij moet de aanzet geven en de motor zijn, maar beseffen dat hij/zij het niet alleen kan doen.

De inkomend voorzitter:

stelt een werkgroep samen, die het strategisch plan voorbereidt.
bespreekt het strategisch plan met het clubbestuur.
zal de prioriteiten bepalen voor zijn/haar voorzittersjaar, conform aan dit strategisch plan. Hiervoor definieert hij/zij uitvoerbare acties in een jaar-actieplan.
zal de commissies betrekken en vragen om de activiteiten van de commissies af te stemmen op zijn/haar jaar-actieplan.
zal op een Club Assembly zijn jaar-actieplan toelichten en de commissievoorzitters het woord geven om de activiteiten van de commissie uit te leggen.

Via herhaalde besprekingen, weten de leden wat de club in het komend werkingsjaar zal doen. Hierdoor komt er binnen de club een breed draagvlak voor dit plan.

Stappenplan: hoe een strategisch- en actieplan maken

Alles begint natuurlijk bij het begrijpen van de Rotary visie, het Rotary Actie Plan en een goede analyse van de huidige situatie van je club. Daarvan vertrek je om lange termijn doelstellingen te zetten voor je club. Denk eraan dat je binnen jouw club draagvlak moet krijgen bij de leden. Communiceer veel met het clubbestuur en de leden over het plan.

Het stappenplan kan er als volgt uitzien.

De inkomende voorzitter vraagt mandaat aan het clubbestuur om te starten met een (nieuwe versie) van het strategisch plan. Daarmee begin je best zo vroeg mogelijk (< oktober van het jaar dat je inkomend voorzitter bent).
Stel een werkgroep samen om het strategisch plan voor te bereiden:
- bij voorkeur met voorzitter, inkomend voorzitter en genomineerd voorzitter;
- of - als voorgaande niet haalbaar lijkt - met enkele leden die representatief zijn voor de club en voldoende divers zijn (leeftijd, anciënniteit in de club, beroep, ...).
Maak een analyse van de huidige situatie van je club. Daarbij betrek je idealiter zoveel mogelijk de leden van de club, bijvoorbeeld door een bevraging. Daarvoor kun je verschillende methodes gebruiken en combineren:
- SWOT analyse: noteer de sterktes, zwaktes, opportuniteiten en uitdagingen voor je club
- Rotary International ontwikkelde een erg handige tool voor een snelle analyse van jouw club: de Rotary Club Health Check. We hebben een vertaling in het Nederlands. Klik hier...
- Een eigen ontwikkelde evaluatie-tool voor je club. Deze tool gebruik je dan jaarlijks opnieuw zodat je evoluties kunt volgen
- Jouw buikgevoel
  
  We raden aan minstens de Rotary Club Health Check te gebruiken omdat je via deze tool diverse aspecten op een korte termijn kunt evalueren.
Analyseer de tevredenheid van leden over de club en onderzoek wat de leden wensen/verwachten van de club. Waarvoor vragen leden meer aandacht? Wat wensen zij dat er verandert? Je kunt hiervoor de ledentevredenheidsbevraging gebruiken. Klik hier voor de Rotary Member Satisfaction Survey.
Het resultaat van de Club Health Check en de Member Satisfaction Survey en de verwachtingen van leden, geeft ideeën waaraan jullie kunnen werken. De werkgroep schrijft deze neer als doelstellingen en stelt ineens prioriteiten: waar willen jullie met de club staan binnen een drie- tot vijftal jaren van nu? Groepeer de doelstellingen volgens de 4 prioriteiten van het Rotary Actieplan.
De werkgroep bespreekt (de nieuwe versie van) dit strategisch plan op het clubbestuur en zoveel mogelijk ook met de leden. Vraag feedback en verwerk deze. Zo kom je allicht tot een sterker en breed gedragen plan.
Elke voorzitter is maar één jaar voorzitter en kan niet alle elementen van het strategisch plan op één jaar implementeren. De inkomend voorzitter zal tussen de PELS (typisch in maart) en het begin van zijn voorzitterschap op 1 juli zijn/haar ambities bepalen: aan welke doelstellingen wil hij/zij werken tijdens zijn/haar voorzittersjaar. De inkomend voorzitter brengt deze ambities voor zijn/haar jaar samen in een actieplan. Hij/zij zal deze ambities bespreken met de commissies en/of met clubleden. De voorzitter is immers geen manusje van alles en zal de uitvoering van het actieplan zoveel mogelijk delegeren. Bij het begin van het jaar moeten de commissies dus weten wat van hen verwacht wordt.
Registreer de doelstellingen van je club in Rotary Club Central op de my.rotary.org website. Er bestaat een Nederlandstalige cursus over Rotary Club Central. Log daarvoor eerst in op rotary.org en klik daarna hier... Het is niet de bedoeling dat een club alle doelstellingen invult. De club selecteert de doelstellingen die ze opnamen in hun (jaar)actieplan. Recentelijk werden 6 doelstellingen als belangrijk aangeduid door de Board of Directors van Rotary International. Een club zou minstens een aantal van deze prioritaire doelstellingen moeten invullen, waaronder:
- Club membership= aantal leden op einde van werkingsjaar
- Bestaat er een strategisch plan voor de club (ja/nee)
- Annual Fund contributions
- Polio Plus Fund contributions
Zoek draagvlak in je club. Bespreek het strategisch plan en jouw actieplan tijdens een Club Assembly. Die Club Assembly hou je best in het begin van het werkingsjaar (ergens tussen juli en september), zodat alle leden ervan kennis nemen. Geef tijdens de Club Assembly het woord aan elke commissievoorzitter die dan tevens zijn acties toelicht, gealigneerd aan het strategisch plan en het actieplan van de inkomende voorzitter.
Elk jaar wordt deze oefening herhaald. Geef eind september (in jouw werkingsjaar) jouw rol als penhouder van het strategisch plan door aan jouw opvolger als voorzitter (=inkomend voorzitter in jouw jaar).

Bijkomende informatie

Op de website van ons District 2140 (inloggen met jouw Polaris gebruikersnaam/wachtwoord):

Rotary Club Health Check in Nederlands. Klik hier...
Rotary Member Satisfaction Survey (Engels). Klik hier...
Deze bevraging van Rotary International pas je best aan naar de noden van jouw club. Je kunt dat ook on line doen. Lees meer...
Op de website van het district staat een voorbeeld: het Strategisch plan en Actieplan van het district. Klik hier...

Op de website myrotary.org (eerst inloggen met jouw my.rotary gebruikersnaam/wachtwoord en pas daarna op onderstaande links klikken):

Rotary Actie Plan: klik hier...
Member Satisfaction: klik hier...